La tecnología permite la innovación y el impacto en Horizons
La innovación es uno de los valores fundamentales de Horizons for Homeless Children. Pero, ¿qué significa eso? Nos preguntamos "¿qué haría falta?". - Cuando se presenta un reto, como equipo nos ajustamos y adaptamos; lo resolvemos. Durante años, recopilar datos sobre nuestras operaciones y, en particular, mantenerlos organizados, regulares y fiables fue todo un reto.
"Conocíamos anecdóticamente los retos a los que se enfrentaban los niños y las familias a las que atendíamos, pero era difícil precisar las cifras, ver las tendencias y comprender cómo los cambios en nuestro trabajo podían afectar a los resultados", compartió Kate Barrand, directora ejecutiva de Horizons. "Sin datos, no podíamos aprender y eso nos impulsó a pensar en soluciones tecnológicas que facilitaran una mejor toma de decisiones". En el último año, Horizons ha avanzado mucho en este campo gracias al generoso apoyo de una fundación anónima.
El primer paso fue evaluar cuáles eran las métricas y factores clave que necesitábamos medir de forma coherente. Una vez identificados, necesitábamos una plataforma fácil de usar en la que nuestro equipo, la mayoría de los cuales no eran expertos en tecnología, pudiera introducir los datos con facilidad. Además, necesitábamos una plataforma lo bastante flexible como para adaptarse a la evolución de nuestras necesidades y de nuestras capacidades de captura y análisis de datos. Necesitábamos una solución segura y, por último, unas cuantas personas cualificadas que pudieran ayudarnos a configurarla y luego a mantener, analizar e informar sobre los datos a medida que se recopilaban.
Después de considerar algunas opciones, Quickbase como solución solución proveedor. La solución era altamente personalizable, requería poco o nada de código código y era fácil de aprender y administrar para no desarrolladores.
A lo largo de varios meses, el equipo directivo acordó los indicadores clave de rendimiento y quién era responsable de ellos. Se revisaron y estandarizaron los procesos para que los datos sobre los niños y las familias atendidas fueran introducidos por múltiples colaboradores y luego analizados. Las reuniones mensuales de revisión permitieron al equipo directivo de Horizons tener una visibilidad coherente de las tendencias. Los informes periódicos facilitaron la cuantificación del impacto para los donantes y las partes interesadas fuera de la organización.
"La innovación puede verse sofocada en el mundo de las organizaciones sin ánimo de lucro, cuyos recursos son limitados", afirmó Brendan Fogarty, Jefe de Gabinete. "Ampliando lo que ya estábamos haciendo y aprovechando a nuestro Director de Operaciones y Análisis de Datos interno como único punto de coordinación, pudimos empezar a cambiar la cultura interna sobre el valor y el uso de los datos. Hoy tenemos una mejor base de conocimientos a partir de la cual tomar decisiones operativas."
El seguimiento y análisis de datos está ahora integrado y abarca todos los programas de Horizons. Por ejemplo, el Centro de Educación Temprana utiliza una base de datos centralizada para hacer un seguimiento de los patrones de asistencia de los estudiantes e identificar cuándo los padres pueden necesitar un compromiso adicional. El equipo del Programa de Asociaciones Familiares está recopilando estadísticas relacionadas con el éxito de los padres, como el establecimiento y la consecución de objetivos. El equipo de Playspace recoge las solicitudes de voluntariado a través del mismo sistema. Otros equipos administrativos están utilizando la plataforma para comprender aspectos más sutiles de la organización, por ejemplo, la utilización de nuestro programa de alimentación y las oportunidades de optimizar los ingresos del programa.
"La implantación de nuestra nueva tecnología nos ha permitido crear un nuevo valor como organización. Ahora somos capaces de mirar dentro de nuestros programas y ver dónde estamos consiguiendo tracción. Tener una imagen fiable de nuestro trabajo nos permite aprender, evolucionar y volver a intentarlo", afirma Kate. "Nuestra comunidad necesita que hagamos este trabajo, y que lo hagamos bien para tener el mayor impacto en los niños y las familias a las que servimos".
