La tecnología propicia la innovación y el impacto en Horizons
La innovación es uno de los valores fundamentales de Horizons for Homeless Children. Pero, ¿qué significa eso? Nos preguntamos: «¿qué haría falta?» —cuando surge un reto, como equipo nos adaptamos y nos ajustamos; encontramos la solución—. Durante años, recopilar datos sobre nuestras operaciones y, sobre todo, mantenerlos organizados, sistemáticos y fiables supuso un reto.
«Sabíamos, por lo que nos contaban, a qué retos se enfrentaban los niños y las familias a las que atendemos, pero nos resultaba difícil cuantificarlos, detectar tendencias y comprender cómo los cambios en nuestro trabajo podrían afectar a los resultados», explicó Kate Barrand, directora general de Horizons. «Sin datos, no podíamos aprender, y eso nos llevó a plantearnos soluciones tecnológicas que facilitaran una mejor toma de decisiones». En el último año, Horizons ha dado grandes pasos en este ámbito gracias al generoso apoyo de una fundación anónima.
El primer paso consistió en evaluar cuáles eran las métricas y los factores clave que debíamos medir de forma sistemática. Una vez identificados, necesitábamos una plataforma fácil de usar en la que nuestro equipo, compuesto en su mayoría por personas sin conocimientos tecnológicos avanzados, pudiera introducir datos con facilidad. A continuación, necesitábamos una plataforma lo suficientemente flexible como para adaptarse a la evolución de nuestras necesidades, de modo que nuestras capacidades de recopilación y análisis de datos también pudieran evolucionar. Necesitábamos una solución segura y, por último, necesitábamos a unas cuantas personas cualificadas que nos ayudaran a configurarla y, posteriormente, a mantenerla, analizar los datos y elaborar informes a medida que se fueran recopilando.
Tras barajar varias opciones, se eligió Quickbase se eligió como la solución . La solución era muy personalizable, requería poco o ningún código y era fácil de aprender y de administrar para personas sin conocimientos de programación.
A lo largo de varios meses, el equipo directivo acordó los indicadores clave de rendimiento y quiénes eran los responsables de cada uno de ellos. Se revisaron y estandarizaron los procesos, de modo que los datos sobre los niños y las familias atendidas pasaran a ser introducidos por varios colaboradores y, posteriormente, analizados. Las reuniones mensuales de revisión permitieron al equipo directivo de Horizons tener una visión clara y constante de las tendencias. La elaboración periódica de informes facilitó la cuantificación del impacto para los donantes y las principales partes interesadas externas a la organización.
«La innovación puede verse frenada en el ámbito de las organizaciones sin ánimo de lucro, donde los recursos son limitados», afirmó el jefe de gabinete, Brendan Fogarty. «Al ampliar lo que ya veníamos haciendo y aprovechar a nuestro responsable interno de operaciones y análisis de datos como único punto de coordinación, pudimos empezar a cambiar la cultura interna en torno al valor y el uso de los datos. Hoy en día contamos con una base de conocimientos más sólida sobre la que tomar decisiones operativas».
El seguimiento y el análisis de datos están ahora integrados y abarcan todos los programas de Horizons. Por ejemplo, el Centro de Educación Temprana utiliza las funciones de una base de datos centralizada para hacer un seguimiento de los patrones de asistencia de los alumnos e identificar cuándo los padres podrían necesitar una mayor implicación. El equipo del Programa de Colaboración Familiar recopila estadísticas relacionadas con los logros de los padres, como el establecimiento y la consecución de objetivos. El equipo de Playspace recopila las solicitudes de los voluntarios a través del mismo sistema. Otros equipos administrativos están utilizando la plataforma para comprender aspectos más sutiles de la organización, como, por ejemplo, la utilización de nuestro programa de alimentación y las oportunidades para optimizar los ingresos de los programas.
«La implantación de nuestra nueva tecnología nos ha permitido crear nuevo valor como organización. Ahora podemos analizar nuestros programas y ver en qué aspectos estamos obteniendo resultados. Disponer de una visión fiable de nuestro trabajo nos permite aprender, evolucionar y volver a intentarlo», comentó Kate. «Nuestra comunidad necesita que hagamos este trabajo —y que lo hagamos bien— para lograr el mayor impacto posible en los niños y las familias a las que atendemos».
